Ta dokument določa Go Online standard za obvestila o varstvu osebnih podatkov pri spletnih in drugih digitalnih obrazcih.
Uporablja se predvsem za:
Cilj je:
JASEN NAMEN → MINIMALNI PODATKI → PRAVILNA PRAVNA PODLAGA → KRATKO OBVESTILO → POLITIKA ZASEBNOSTI → DOKAZLJIVOST, KJER JE POTREBNA.
Pod vsakim obrazcem mora biti uporabniku jasno:
Podrobnejše informacije so uporabniku na voljo v Politiki zasebnosti.
Go Online ne uporablja privolitve kot avtomatične pravne podlage za vsak obrazec.
Glede na namen obrazca je lahko obdelava potrebna na primer zaradi:
Zato se pravna podlaga določi glede na dejanski namen posameznega obrazca.
Če ima obrazec več različnih namenov, se ti ustrezno ločijo.
Primer:
oseba pošlje povpraševanje za spletno stran.
To ne pomeni avtomatično, da se je prijavila tudi na newsletter.
Velja:
POVPRAŠEVANJE ≠ NEWSLETTER PRIVOLITEV.
Primer podatkov:
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo vaše prijave v Go Online Talent Network, nadaljnjo komunikacijo glede prijave ter izvedbo postopka izbire in vključitve v mrežo. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov in vaših pravicah najdete v naši Politiki zasebnosti.
☐ Potrjujem, da sem seznanjen/-a s Politiko zasebnosti.
Ta checkbox predstavlja potrditev seznanitve z informacijami o obdelavi in sam po sebi ne pomeni, da je privolitev nujno pravna podlaga za celotno obdelavo prijave.
Pri drugem koraku Talent procesa se lahko zbirajo:
Podatke iz vprašalnika bomo uporabili za oceno vaših znanj, izkušenj in možnosti sodelovanja v okviru Go Online Talent Network ter za nadaljnjo komunikacijo v zvezi z vašo prijavo. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov najdete v Politiki zasebnosti.
Primer:
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo povpraševanja, pripravo odgovora oziroma ponudbe ter komunikacijo v zvezi z morebitnim poslovnim sodelovanjem. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov in vaših pravicah najdete v Politiki zasebnosti.
Če checkbox uporabljamo:
☐ Potrjujem, da sem seznanjen/-a s Politiko zasebnosti.
Ne bi uporabljal:
☐ Dovoljujem obdelavo svojih osebnih podatkov za odgovor na povpraševanje.
če za obdelavo povpraševanja privolitev dejansko ni izbrana pravna podlaga.
Podatke, ki nam jih posredujete, bomo uporabili za obravnavo vašega interesa, pripravo oziroma izvedbo Roadmap analize ter komunikacijo v zvezi z možnim sodelovanjem. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov najdete v Politiki zasebnosti.
Primer:
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo vašega sporočila in odgovor na vaše vprašanje. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov in vaših pravicah najdete v Politiki zasebnosti.
To je lahko zelo kratek GDPR tekst, ker uporabnika ne želimo obremenjevati z nepotrebnim pravnim besedilom.
Newsletter obravnavamo ločeno od običajnega kontaktnega oziroma prodajnega obrazca.
E-pošta
Prijavite se na Go Online novice, vsebine, nasvete in obvestila. Od prejemanja se lahko kadarkoli odjavite preko povezave v posameznem sporočilu. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Če uporabljamo checkbox:
☐ Želim prejemati Go Online novice, vsebine, nasvete in obvestila po e-pošti.
Checkbox ne sme biti vnaprej označen.
Če ima obrazec primarni namen, na primer povpraševanje, in želimo osebo hkrati povabiti na newsletter, mora biti newsletter ločen.
Primer:
[POŠLJI POVPRAŠEVANJE]
in dodatno:
☐ Želim prejemati Go Online novice, vsebine, nasvete in obvestila po e-pošti.
Oddaja povpraševanja ne sme biti pogojena s prijavo na newsletter, kadar newsletter za izvedbo povpraševanja ni potreben.
Predvidena polja:
Vaše podatke bomo uporabili za pregled predlagane ideje oziroma pilotnega projekta, oceno možnosti sodelovanja ter komunikacijo z vami glede predloga. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov najdete v Politiki zasebnosti.
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo prijave v Go Online Partner Program, preverjanje možnosti sodelovanja ter nadaljnjo komunikacijo v zvezi s partnerskim odnosom. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov in vaših pravicah najdete v Politiki zasebnosti.
☐ Potrjujem, da sem seznanjen/-a s Politiko zasebnosti.
Če je potrebno potrditi tudi pogoje programa, naj bo to jasno ločeno:
☐ Sprejemam Pogoje Go Online Partner Programa.
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo vaše prijave oziroma interesa za Go Online SOLO ter za komunikacijo v zvezi s programom in storitvami, za katere ste izrazili interes. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Če se podatki zbirajo za registracijo oziroma dostop:
Vaše podatke bomo uporabili za registracijo, upravljanje vašega dostopa do programa oziroma skupnosti ter komunikacijo, povezano z uporabo storitve. Več informacij o obdelavi osebnih podatkov najdete v Politiki zasebnosti.
Marketinške vsebine, ki niso potrebne za izvajanje storitve, se po potrebi uredijo ločeno.
Pomembno je razlikovati:
SPREJEM POGOJEV
in
PRIVOLITEV V OBDELAVO OSEBNIH PODATKOV.
To nista ista pravna dejanja.
Primer:
☐ Sprejemam Pogoje Talent Network.
☐ Potrjujem, da sem seznanjen/-a s Politiko zasebnosti.
☐ Želim prejemati Go Online newsletter.
Gre za tri različne namene in jih ne združujemo v en nejasen checkbox.
Ne uporabljamo besedila:
☐ Strinjam se s pogoji, politiko zasebnosti, obdelavo podatkov, newsletterjem in marketinškimi sporočili.
Takšen pristop združuje več različnih namenov in zmanjšuje transparentnost.
Go Online uporablja ločene potrditve, kadar so potrebne.
Checkbox za privolitev ne sme biti vnaprej označen.
Privolitev mora izhajati iz aktivnega dejanja uporabnika.
Kadar obdelava temelji na privolitvi, mora biti mogoče ustrezno dokazati, da jo je posameznik podal.
Sistem lahko glede na uporabo beleži:
Pri pomembnejših obrazcih je priporočljivo beležiti tudi različico:
FORM-GDPR-TALENT-v1.0
FORM-GDPR-COMPANY-v1.0
FORM-GDPR-NEWSLETTER-v1.0
FORM-GDPR-CONTACT-v1.0
Tako lahko kasneje ugotovimo, katero besedilo je uporabnik videl ob oddaji obrazca.
Enaka pravila veljajo tudi za obrazce, ki niso neposredno na goonline.si.
To vključuje:
Uporaba zunanjega orodja ne odpravi obveznosti ustreznega obveščanja posameznika.
Podatki, zbrani preko obrazca, se lahko glede na namen prenesejo v CRM.
To mora biti skladno z namenom, za katerega so bili podatki zbrani, in informacijami, ki jih je prejel posameznik.
Primer:
TALENT FORM → CRM → TALENT PIPELINE
COMPANY FORM → CRM → SALES PIPELINE
NEWSLETTER → MAILING LIST
CONTACT → CRM / SUPPORT
Vsak obrazec mora zbirati samo podatke, ki jih Go Online razumno potrebuje za konkreten namen.
Pred dodajanjem novega polja se vprašamo:
ALI TA PODATEK DEJANSKO POTREBUJEMO?
Če ne, ga ne zbiramo.
Obvezna polja naj bodo omejena na podatke, ki so dejansko potrebni za izvedbo konkretnega procesa.
Dodatni podatki so lahko označeni kot neobvezni.
Pri poljih:
lahko dodamo opozorilo:
Prosimo, da v obrazec ne vnašate občutljivih osebnih podatkov ali drugih informacij, ki niso potrebne za obravnavo vašega sporočila.
Besedilo Politika zasebnosti mora biti pri digitalnem obrazcu neposredno dostopno preko povezave.
Uporabniku mora biti omogočeno, da se z informacijami seznani pred oddajo obrazca.
Go Online uporablja dvonivojski pristop:
Kratek in razumljiv tekst:
Celovite informacije o:
Tako obrazec ostane uporabniku prijazen, hkrati pa omogoča dostop do podrobnejših informacij.
Pred objavo novega obrazca preverimo:
□ NAMEN JE JASEN
□ ZBIRAMO SAMO POTREBNE PODATKE
□ PRAVNA PODLAGA JE DOLOČENA
□ GDPR TEKST JE DODAN
□ POLITIKA ZASEBNOSTI JE POVEZANA
□ NEWSLETTER JE LOČEN, KJER JE POTREBNO
□ CHECKBOXI NISO VNAPREJ OZNAČENI
□ PRIVOLITEV JE DOKAZLJIVA, KJER SE UPORABLJA
□ CRM TOK JE DOLOČEN
□ HRAMBA JE DOLOČENA
□ ZUNANJI PONUDNIKI SO USTREZNO UREJENI
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo vaše prijave v Go Online Talent Network ter komunikacijo v zvezi z možnostjo sodelovanja. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo povpraševanja, pripravo odgovora oziroma ponudbe ter komunikacijo glede morebitnega sodelovanja. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Vaše podatke bomo uporabili za obravnavo vašega sporočila in odgovor na vaše vprašanje. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Prijavite se na Go Online novice, vsebine, nasvete in obvestila. Od prejemanja se lahko kadarkoli odjavite. Več informacij najdete v Politiki zasebnosti.
Go Online pri obrazcih uporablja načelo:
ZBIRAJ MANJ → POVEJ ZAKAJ → LOČI NAMENE → UPORABI PRAVILNO PRAVNO PODLAGO → OMOGOČI DOSTOP DO POLITIKE ZASEBNOSTI → DOKUMENTIRAJ PRIVOLITEV, KJER JE POTREBNA.
GDPR besedilo pod obrazcem ni samo checkbox.
Je del širšega procesa:
OBRAZEC → NAMEN → PRAVNA PODLAGA → GDPR OBVESTILO → CRM → HRAMBA → PRAVICE POSAMEZNIKA → IZBRIS / ARHIVIRANJE.
S tem Go Online vzpostavlja enoten standard za vse sedanje in prihodnje obrazce.
